Betalningsrutiner i siffror
7 av 10 företag har en kreditpolicy. Av dem har bara 3 förankrat den i verksamheten. Detta trots att strukturerade betalningsrutiner gör att kunderna betalar snabbare.
Sluta agera bank åt dina kunder
Här är August Molins sex åtgärder som alla småföretagare bör ta tag i för att undvika kunder som inte betalar i tid – och slippa allt krångel med påminnelser, inkasso och Kronofogden.
1. Gör en kreditpolicy
Att göra en kreditpolicy är inte alls så komplicerat som det låter. Det handlar kort och gott om att strukturera arbetet med kreditgivningen och tydliggöra vem som ansvarar för vad, hur du tar betalt och vad som gäller vid sena betalningar. Poängen är att slippa godtycklighet i kreditgivningen.
Genom att svara på de här frågorna lägger du grunden för din kreditpolicy:
- Vilket ansvar och vilka befogenheter ska ekonomi respektive sälj ha i mitt företag?
- När ska en kreditupplysning användas och vilka kunder ska jag bevaka?
- Hur ofta ska jag fakturera och när ska påminnelsen skickas ut?
- Ska jag anlita inkasso och när?
- Vilka åtgärder ska göras vid olika varningssignaler?
- Vilken kredittid ska kunderna erbjudas?
- Hur hög kredit ska kunderna få?
En kreditpolicy kan såklart innehålla mer än så, men detta räcker långt och kommer hjälpa dig att få betalt snabbare.
2. Sätt rätt kreditgräns
Frågan om hur hög kredit kunden ska få är värd att fundera lite extra på. Genom att kolla upp kundens betalningsförmåga och sätta en rimlig ”limit”, alltså den kreditgräns en kund ska ha, förebygger du nämligen risken att inte få betalt i tid.
Viss information kan du googla dig till, men det är tidskrävande och lämnar inga garantier om att informationen du hittar är uppdaterad och pålitlig. Betydligt enklare och säkrare är att ta en kreditupplysning som visar hur kreditvänlig kunden är och hur snabbt de brukar betala andra leverantörer. I kreditupplysningen framkommer även vilken generell limit kunden har.
Allt detta hjälper dig att bedöma om du kommer att få betalt i tid och vilken kreditgräns du bör sätta. Har ett företag exempelvis en något svag kreditvärdighet, men betalar sina räkningar i tid kanske du vill ge kunden möjlighet att handla mot faktura. Allt handlar om vilken risk du har råd att ta.
3. Informera om kreditpolicyn internt
Vi leker med tanken att du har företagets kreditpolicy klar och att alla i företaget enats om den. Bra! Nu gäller det att informera alla berörda medarbetare så att de vet vad som gäller. Maila och/eller dela ut dokumentet, lyft det på nästa frukostmöte och kom ihåg att följa upp att det används.
Framför allt är det viktig att säljarna, som har fullt fokus på att få in ordrar snarare än att få betalt, förstår varför man inte ska rucka för mycket på kreditprinciperna. I slutet av dagen är ju en topp-order värdelös om den inte blir betald.
Det kanske låter självklart men Bisnodes statistik visar att av de sju av tio företag som har en kreditpolicy är det bara tre som har förankrat den ute i verksamheten. En stor miss eftersom alla på företaget sparar tid när de vet exakt vad som gäller i kontakten med kunderna. Och kunderna? De kommer att uppskatta tydligheten.
4. Följ dina kunder
Vill du få betalt snabbt ska du göra affärer med schysta kunder. Kanske googlar du dig fram eller tar en kreditupplysning när du får in en ny kund för att få koll på eventuella betalningsanmärkningar, skulder och betalningsbeteende. Det är en bra start, men glöm inte att också följa dina befintliga kunder regelbundet. Ett företags kreditvärdighet kan förändras rejält på bara några månader.
Att lägga upp en kreditbevakning på kunderna är därför en bra idé. Det innebär att du efter den där första kreditupplysningen håller löpande koll på vad som händer hos kunden. Fortsätter de att betala sina leverantörer i tid? Dyker det plötsligt upp betalningsanmärkningar? Sker det viktiga förändringar i företaget, som ett ägarbyte?
En fördel med automatisk kreditbevakning är att du själv väljer att vilka förändringar du vill bevaka får sedan en automatiskt en notis om något ändras. Genom att i god tid få en signal om att något inte står rätt till kan du undvika dåliga betalare. En annan fördel med en kreditbevakning är att du även ser hur kreditvärdigheten fördelas mellan alla dina kunder.
Tipset är alltså att du ska:
- Ta en kreditupplysning på alla nya kunder.
- Bevaka befintliga kunder så att du får en rapport om något händer som påverkar er affär.
- Någon gång per år se över hur kreditvärdigheten fördelas mellan alla dina kunder.
Känns det övermäktigt? Inga problem. Det finns smarta kreditlösningar som levererar på samtliga dessa punkter.
5. Känn på pulsen i början av affären
Att prata kreditvärdighet när man håller på att kamma hem en affär känns kanske inte så kul.
Våga ändå! Och gör det snyggt. Skriv redan i offerten vad du har för betalningsvillkor. Är kunden kreditmässigt svag går det säkert att komma överens redan från början så att båda är nöjda.
Du ska också ta ut en avgift vid sena betalningar. Det handlar inte om att du behöver de extra pengarna utan om att markera att du tycker seriösa affärer är viktigt. Oavsett är det bra att redan i början av affären känna kunden på pulsen och få en uppfattning om betalningsviljan innan du lägger ner för mycket av din tid.
6. Var tydlig med betalningsvillkoren på fakturan
Sist men inte minst kommer vi till de praktiska detaljerna. Skriv tydliga fakturor där det är omöjligt att missa betalningsvillkoren, såsom förfallodatum och information om dröjsmålsränta. För de flesta kunder är det skönt med tydliga fakturor. Samtidigt visar du att du har koll på din ekonomi och markerar att du vill ha betalt i tid.
Var även noga med att du skickar fakturan till rätt adress, rätt person och avdelning. Att fakturan hamnar på villovägar är annars en vanlig anledning till att företag får vänta på betalning.
Se också till att fakturera snabbt och att tidigt följa upp kunder som slirar med betalningen. Ring upp och fråga varför: är det något som är oklart?
Lite press bidrar helt enkelt till att kunden är mer benägen att betala din faktura i tid jämfört med om du hade gett känslan av ”låt gå”. Kom ihåg att det är människor som gör affärer, även när det är företag som står på avtalet.
