Artiklar

Så vinner du upphandlingen

Sugen på lite större jobb? Då kan det vara läge att börja lägga bud i offentliga upphandlingar. Vi lär dig grunderna för att ta hem myndigheternas jobb.

Det är lätt att tro att man måste vara ett miljardbolag för att ha en chans att vinna offentliga upphandlingar, men så är inte fallet.

– Det finns många mindre varianter där man som litet företag har god möjlighet att vinna, säger Florence Oppenheim, skribent och företagare som leder kurser i att lägga anbud i offentlig upphandling. Går dessutom flera småföretagare ihop kan chansen att ta hem det hela öka markant. Anledningen är att det i upphandlingar finns baskrav, så kallade skall-krav, som måste uppfyllas för att ni ska komma ifråga.

– Är ni flera som lägger ihop era erfarenheter är det lättare att uppfylla alla krav. Det viktiga för myndigheten är att de har ett företag som motpart som i sin tur får redovisa vilka resurser man tänker anlita. Flera som samarbetar gör också avtalet mindre sårbart, något som kan minska kundens upplevda risk.

– Vinner man upphandlingen är man skyldig att leverera, något som kan bli svårt om du skulle bli sjuk eller samtidigt vinner en annan större kund. Är ni då flera minskar risken för både er och den upphandlande myndigheten.

Säkra utökad kontroll och compliance
"Är ni flera som lägger ihop era erfarenheter är det lättare att uppfylla alla krav. Det viktiga för myndigheten är att de har ett företag som motpart som i sin tur får redovisa vilka resurser man tänker anlita."

Florence Oppenheim, skribent och företagare

 

Bra att tänka på vid offentlig upphandling

  • Studera upphandlingsunderlaget mycket noga, så att du inte missar något obligatoriskt krav eller tar med något som inte efterfrågas.
  • När du skickar in anbudet förbinder du dig att fullfölja det om du vinner. Det går med andra ord inte att backa ur.
  • Räkna med att det tar flera månader från det att förfrågan går ut tills avtalet träder i kraft.
  • För att komma ifråga får du inte ha ekonomiska problem, till exempel skatteskulder.

Två sorters upphandlingar

Det finns två sorters upphandlingar; vanliga upphandlingar och så kallade direktupphandlingar där kostnaden beräknas bli lägre än 535 000 kronor. Vid direktupphandlingar behöver inte myndigheten annonsera ut upphandlingen offentligt utan kan be några utvalda företag att lägga ett anbud. Vill du vara med i de här upphandlingarna gäller det med andra ord att se till att myndigheten du vill jobba för vet att du finns – kanske genom att delta i olika yrkesnätverk eller medverka på konferenser.

Hitta upphandlingar

Upphandlingar över 535 000 kronor annonseras alltid ut offentligt. Du hittar dem dels på myndighetens egen hemsida, dels på olika samlingssajter. Överlägset störst av dessa är opic.com, andra exempel är avropa.se och e-avrop.se. På de här sajterna kan du också prenumerera på upphandlingar inom din bransch.

Så går en upphandling till – steg för steg

  • Uppfyll kraven. Kolla så du uppfyller skall-kraven, de är obligatoriska.
  • Fyll i anbudsformuläret. Var noga med att allt blir korrekt för myndigheten får inte gå tillbaka och be dig komplettera eftersom alla måste få exakt samma information. Gör du fel går det inte att göra om. Vill du lära dig att göra grymma anbud kan du begära ut anbud från tidigare upphandlingar och lära av dem som vunnit.
  • Skicka i tid. Se till att du skickar in allt i tid, det finns inget utrymme för att få anstånd.
  • Ditt anbud utvärderas. Myndigheten utvärderar alla anbud enligt metoden som stod i förfrågan. Bra att veta är att det finns olika modeller att följa, till exempel lägsta pris, extrapoäng för hög kvalitet, extrapoäng för miljöcertifiering eller liknande aspekter.
  • Beskedet. Myndigheten skickar ut besked om vem som vunnit avtalet.
  • Möjlighet att överklaga. Beskedet går att överklaga inom en viss tidsperiod.

Bra att tänka på vid offentlig upphandling

  • Studera upphandlingsunderlaget mycket noga, så att du inte missar något obligatoriskt krav eller tar med något som inte efterfrågas.
  • När du skickar in anbudet förbinder du dig att fullfölja det om du vinner. Det går med andra ord inte att backa ur.
  • Räkna med att det tar flera månader från det att förfrågan går ut tills avtalet träder i kraft.
  • För att komma ifråga får du inte ha ekonomiska problem, till exempel skatteskulder.

Prenumerera på vårt nyhetsbrev

Identifiera och nå nya kunder

Identifiera och nå nya kunder

Öka träffsäkerheten med unik data och skarpa analyser

  • Utveckla affären genom analys och förståelse för kunderna
  • Effektivisera marknadsföringen med riktade erbjudanden
  • Öka potentialen med hjälp av relevanta målgruppsurval
Läs mer